Dokumentenverfolgung mit RFID

Führende Anbieter von RFID-Technologie und Experten für die Verfolgung von Dokumenten haben ein RFID-System entwickelt, was eine intelligente Nachverfolgung von wichtigen Dokumenten möglich macht. Immer wenn der Zugriff auf wichtige Dokumente ein essenzieller Teil eines geschäftlichen Prozesses ist, stehen viele Unternehmen vor einer großen Herausforderung. Die Suche nach einer stets zuverlässigen Lösung ist hier die Dokumentenverfolgung mit RFID. Wird der Zugriff auf Dokumente verzögert oder erfolgt gar nicht, dann kann dies zu hohen Geldstrafen und zu einem Imageverlust für die Unternehmen führen.

Ein intelligentes System

Das System basiert auf einer speziellen Software, die sich immer wieder individuell nach den Wünschen des Kunden anpassen lässt. Zudem kann die Software sogar ohne Probleme in bereits bestehende Systeme integrieren werden und erfasst dann automatisch alle erforderliche Dokumente. Durch die Dokumentenverfolgung mit RFID können Kunden alle Prüfungen der Unterlagen in nur wenigen Minuten durchführen. Bei früheren Verfahren war der Aufwand deutlich höher und die Überprüfung dauerte Tage, wenn nicht sogar Wochen. Ist das Dokument Teil des Systems, dann wird ein sogenannter Audit-Trail erstellt. Er zeigt nicht nur den Aufenthaltsort in Echtzeit an, auch die Benachrichtigungen werden sofort generiert, sollte sich der Aufenthaltsort ändern.

Dokumentenverfolgung mit RFID – Dokumente mit Transpondern

Alle wichtigen Dokumente wie beispielsweise Verträge, Urkunden, Vereinbarungen, Stellungnahmen und sogar die Policen einer Versicherung werden mit einem Transponder versehen und anschließend dem Managementsystem zugeführt. So kann jedes Unternehmen zu jeder Zeit nachschauen, wo sich die wichtigen Dokumente gerade befinden. Das Ganze sorgt einerseits für Sicherheit, zudem gehen die Dokumente nicht verloren und stehen innerhalb von wenigen Minuten wieder zur Verfügung. Die Transponder, die für die Dokumentenverfolgung mit RFID zum Einsatz kommen, ermöglichen eine schnelle Identifizierung der Papiere, und zwar unabhängig von der Stapelhöhe. Die größten Vorteile der Dokumentenverfolgung sind die Geschwindigkeit und die Kapazität, denn der Transfer der Daten ist doppelt so schnell, wie das bei klassischen Transpondern der Fall ist.

Wo gehört die moderne RFID-Technik bereits zum Alltag?

Nicht nur für Unternehmen ist die Verfolgung von wichtigen Dokumenten von Interesse, auch für Gerichte und Anwaltskanzleien ist dieses Verfahren unverzichtbar geworden. Vor allem die vielfach überlasteten Gerichte können die Anzahl der Dokumente steigern, die bearbeitet werden müssen, da eine zeitraubende Suche nach bestimmten Unterlagen nicht mehr notwendig ist. Der Transponder auf den Dokumenten enthält alle relevanten Daten, die für eine schnelle und sichere Identifizierung notwendig sind. Jedes Dokument, das auf einem Stapel liegt, hat außerdem eine Nummer, um die Sicherheit noch zu erhöhen. Das war nicht immer so, denn die ersten Versuche, Dokumente mit RFID-Transpondern zu bestücken, verliefen nicht eben erfolgreich, denn die Lesbarkeit ließ zu wünschen übrig. Heute gibt es keine Probleme mehr, da die RFID-Technik einen großen Schritt nach vorne gemacht hat.

Fazit zur Dokumentenverfolgung mit RFID

Selbst wenn sich die Zeit der Dokumente auf Papier mit den stetig zunehmendem digitalen Möglichkeiten dem Ende zuneigt, einige Dokumente wird es immer in Form von Papier geben. Sind diese Dokumente wichtig, dann sollte jedes Gericht, jeder Anwalt und auch jedes Unternehmen wissen, wo sich die Dokumente im Augenblick befinden. Hier kommt die neue RFID-Technologie ins Spiel, die es möglich macht, alle wichtigen Unterlagen in Echtzeit zu verfolgen. So wird sichergestellt, dass nichts mehr verloren gehen kann.

Beitragsbild: depositphotos.com / 440316782 @ WrightStudio

Ulrike Dietz

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